Inför årsmöten 2021
Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ och ska enligt våra stadgar hållas senast den 15 mars. Styrelsen är vald för att leda föreningens arbete under en period som avslutas med årsmötet. Därför är det viktigt att i möjligaste mån hålla årsmöten i tid. Detta är även viktigt för möjligheten att söka kommunala, regionala och statliga bidrag.
På grund av smittspridningen är det just nu inte tillåtet att hålla sammankomster med fler än åtta personer. Dessutom anger Folkhälsomyndighetens rekommendationer att vi inte ska umgås med andra än de vi bor med, åtminstone inte inomhus. Dessa rekommendationer gäller fram till den 30 juni 2021. Det här krånglar så klart till det för föreningarnas årsmöten. Trots det vill vi uppmuntra alla föreningar att göra sitt bästa för att hålla sina årsmöten enligt stadgarna.
För att årsmötet ska vara giltigt är det viktigt att mötets utlysande godkänns av stämman. Det betyder att föreningen måste kalla medlemmarna i tid, så att alla har en möjlighet att medverka.
Olika sätt att hålla årsmöte på
Digitalt möte: Det går att hålla ett digitalt årsmöte genom en videokonferens på datorn, surfplattan eller en smart phone. Förbundskansliet använder Zoom som digitalt verktyg. Ni kan alltid kontakta oss om ni vill ha tips på digitala plattformar för årsmöten och praktisk hjälp med detta. Om styrelsen beslutar sig för att genomföra ett digitalt årsmöte så är det bra att också erbjuda möjlighet att poströsta för de medlemmar som inte har tillgång till digitala hjälpmedel.
Telefonmöte: Ett annat alternativ är att hålla årsmötet genom ett telefonmöte. Till skillnad från ett digitalt möte kan deltagarna inte stänga av sina ljud och det är därför viktigt att man pratar om det i början så att alla är medvetna om att man ska försöka hålla en god ljudmiljö. För telefonmöten fungerar det bäst med ett färre antal deltagare.
Poströstning: Ytterligare ett alternativ för årsmötet är att hålla en poströstning. Om föreningen använder sig av poströstning så är det viktigt att dagordningen enbart innehåller ja- och nej-frågor. Det går inte att ha öppna frågor. Alla förslag till beslut skrivs ut med kryssrutor för att bifalla eller avslå förslaget (se förslag på hur detta kan se ut här). Valen kan skjutas upp till ett extra årsmöte längre fram om styrelsen, revisorer och valberedning är okej med att sitta kvar till dess.
Vad kan förbundskansliet hjälpa till med?
Digitalt möte: Kansliet kan hjälpa er med att anordna ett digitalt möte i Zoom. Vi kan också agera bollplank om ni behöver tips och råd under planeringen inför årsmötet. Här kan ni läsa en liten guide till digitala möten.
Telefonmöte: Kansliet kan hjälpa till med telefonkonferens för föreningar som inte har så många medlemmar. Att genomföra ett årsmöte via telefon kan bli svårt, men är i en liten förening kanske möjligt, så länge styrelsen är överens och man förmedlat tydliga regler om hur man begär ordet med mera, för alla medverkande.
Poströstning: Kansliet kan hjälpa till att bekosta ert svarsporto (max 12 kronor/brev som rekvireras mot kvitto) om ni beslutar er för att genomföra en poströstning. Föreningen måste dock själv sköta utskick med kallelse inklusive dagordning, verksamhetsberättelse, ekonomisk berättelse, verksamhetsplan, budget och eventuellt andra underlag, till alla medlemmar.
Om ni i föreningen vill ha hjälp från förbundskansliet så ber vi att ni kontaktar oss via foreningssupport@rsmh.se. Vi hör av oss så snart vi tagit emot ert mejl.’
Efter årsmötet
Efter att föreningen har hållit årsmöte är det viktigt att ni skickar in följande dokument till kansliet:
- Årsmötesrapport (klicka här för en digital version)
- Verksamhetsberättelse för 2020
- Ekonomisk berättelse (årsbokslut) för 2020
- Årsmötesprotokoll 2021, alternativt en handlingsplan för att hålla ett säkert årsmöte 2021
- Konstituerande styrelseprotokoll om årsmöte 2021 hållits och ny styrelse valts
- En översiktlig plan för verksamhet och verksamhetsutveckling för 2021
- En aktuell medlemslista över alla era medlemmar (utgå från den medlemslista som kansliet skickar ut och stryk eller fyll på med information direkt i den). Kontakta Lena Andersson om ni behöver en utskriven medlemslista.
Senast den 15 juni 2021 vill vi ha era dokument. Om föreningen vill ta del av det omstartsbidrag som förbundsstyrelsen instiftat är detta extra viktigt, liksom att förbundsavgiften betalas till förbundet senast den 1 mars 2021.
Skicka era handlingar med mejl till Lena Andersson, eller med post till
RSMH
Instrumentvägen 10
12653 Hägersten