Aktuellt

Så gör du ditt årsmöte digitalt – Kalstasolas ordförande berättar

I år kommer lokalföreningen RSMH Karlstad/Kalstasola för första gången att hålla sitt årsmöte digitalt. Även om årsmötet görs digitalt är det viktigaste att hitta vägar så att alla medlemmar kan delta:
– Det gäller att tänka ut sätt som gör att alla får komma till tals även de som inte är bekväma med tekniken, säger ordförande Tova Sjödin.

Coronaåret har varit tufft för lokalföreningen RSMH Karlstad/Kalstasola som fått stänga ner verksamheten i omgångar, men de har också hittat nya lösningar. Från första februari driver lokalföreningen ett nytt projekt – att laga mat och leverera matlådor till medlemmar som får maten till samma pris som tidigare och lite socialt umgänge i samband med överlämning av matlåda.

Något annat som är nytt för i år är att lokalföreningens årsmöte hålls digitalt.
– Vi fick fundera på detta. Jag är med i flera olika föreningar och har därför sett hur olika organisationer hanterat situationen och min erfarenhet är att digitalt fungerar bättre än exempelvis årsmöte via telefon, även om det också är en möjlighet, säger Tova Sjödin.

RSMH Karlstad/Kalstasolas årsmöte äger rum den 13 mars. Mötesordförande och mötessekreterare kommer från Funktionsrätt Sverige och kommer sitta på sitt håll och hålla i presidiet. Styrelsen kommer att vara i föreningslokalen och medlemmar hemma eller på annat håll för sig. Det finns dock några separata rum i lokalen med datorer där 3–4 personer skulle kunna sitta om de saknar dator.
– Det absolut viktigaste är att vi inte utesluter någon. Om en person saknar dator är en annan möjlighet att ha med henne eller honom via telefon. Vi är helt enkelt väldigt öppna för att hitta lösningar som gör att det ska fungera för alla medlemmar, säger Tova Sjödin.

Ett annat sätt att öka tillgängligheten är att lokalföreningen kommer att ha poströstning. Poströstningen kräver lite planering, säger Tova Sjödin.
– Det gäller att skicka ut handlingarna i god tid så vi hinner få tillbaka dem och att den som sköter protokollet skriver upp dem så man slipper efterkomplettering. Vi skickar även ut möteshandlingar samtidigt så att det blir färre vändor med post.

För att minska risken för tekniskt krångel kommer RSMH Karlstad/Kalstasola att använda Zoom eller Teams med hellänk. Detta innebär att deltagare inte behöver ladda ner någon app, utan det räcker att klicka på länken till mötet för att kunna delta. RSMH:s Riksförbund hade provmöten innan sitt förbundsrådsmöte 2020, vilket Tova Sjödin såg hade stor verkan för att medlemmar skulle klara mötet och de kommer att ta efter den modellen.
– För alla som är osäkra kommer vi att ha provmöten innan så att medlemmar har några tillfällen före årsmötet att logga in och ställa frågor. Det är viktigt att alla som deltar vet hur de ska göra för att synas i kameran och kunna rösta, alternativt veta hur man skriver och röstar i chatten. Vi ska hjälpa alla att klara av årsmötet och kunna komma till tals om de vill, säger Tova Sjödin.

Det svåraste steget tycker Tova Sjödin är att bestämma vilken sorts mötesverktyg lokalföreningen ska använda, men det har de löst denna gång genom att ordförande för mötet får välja.
– Det lutar åt Teams för det är enklast för den som inte är så datakunnig, även om det är krångligare än Zoom för den som leder mötet, säger Tova Sjödin.

RSMH:s förbundskansli bistår gärna lokalföreningar med hjälp för att hålla årsmöten digitalt. Det går bra att mejla till foreningssupport@rsmh.se. I RSMH Karlstad/Kalstasola kommer man till exempel att använda sin rätt att få ersättning från förbundskansliet för frimärken för poströster.