Digitala årsmöten: tips och råd på vägen

Årsmötet är föreningens högst beslutande organ och det viktigaste mötet under året. På föreningens årsmöte får alla medlemmar i föreningen vara med och bestämma i flera viktiga frågor. I och med Coronasituationen är det inte möjligt för oss att träffas och hålla årsmöten som vanligt. Vi har därför samlat tips för hur ni kan genomföra ert årsmöte digitalt. 

Fördelar med digitala årsmöten

Det är lätt att tänka att digitala årsmöten är svåra och läskiga. Vi vill istället uppmana er att se fördelarna med att ha digitala möten. Här är några exempel:
– Tillgängligheten ökar. De som tidigare haft svårt att närvara fysiskt, kan nu delta.
– Det kan tilltala andra målgrupper, exempelvis unga medlemmar, som därmed får möjlighet att delta och engagera sig i föreningens verksamhet.
– Medlemmarna kan känna att de har lättare att få ihop ett deltagande i årsmötet med det övriga livet.
– Det är ett miljövänligare alternativ.

Utmaningar med digitala årsmöten

Till utmaningarna hör att det kan vara svårare att förbereda årsmötet. Fokus riskerar att hamna på tekniska frågor. En del kan uppfatta att man förlorar ett viktigt tillfälle att träffas.

Med bra förberedelser av styrelsen och tid för alla att bekanta sig med den digitala plattformen och dagordningen kan den digitala lösningen bli till ett lyckat möte. Fundera på om någon eller några i styrelsen kan hålla ett par korta pröva-på-tillfällen med osäkra medlemmar i före mötet?

Fördela ansvaret!

Det är styrelsen som ansvarar för att årsmötet blir av. Det är viktigt att styrelsen känner ansvar för mötet och agerar därefter, särskilt om mötet genomförs på ett sätt som är ovant för medlemmarna. Ett sätt att göra det lite lättare, är att fördela ansvaret på ett bra sätt. Någon kan ha ansvar för möteshandlingarna, någon skriver protokoll, en tredje sköter anmälningarna och en fjärde tekniken under mötet, och så vidare…

Läs våra stadgar!

Allt det formella står redan i våra stadgar. Här hittar ni svar på viktiga frågor som: När ska kallelsen till årsmötet skickas ut? När ska mötet senast genomföras? Vad ska tas upp på mötet? Och hur många personer som ska väljas till föreningens styrelse? Om årsmötet sker digitalt är det extra viktigt så att ni kan uppfylla det som står i stadgarna även fast ni kör mötet digitalt. Dubbelkolla i stadgarna så slipper det bli fel.  Här kan ni läsa dem.

Få medlemmarna att delta

Det kan vara svårt att få medlemmarna att delta på årsmötet. Välj en dag och en tid på dagen som passar så många som möjligt och gör en fin inbjudan. Glöm inte att kolla i era stadgar när kallelse/inbjudan till årsmötet senast ska skickas ut.

Årsmötet är medlemmarnas möte

Se årsmötet som en möjlighet att träffas (digitalt) och prata med varandra. Ta vara på det digitala och skapa ett inkluderande möte där alla ges möjlighet att säga vad de tycker om medlemskapet och vad som skulle göra deras upplevelse av föreningen ännu bättre. Beroende på antalet deltagare, gå gärna laget runt i en kort presentationsrunda innan ni kör igång.

Välj mötesordförande

Eftersom årsmötet delvis handlar om att utvärdera vad styrelsen har gjort under året som gått kan det vara bra att be någon annan än föreningens ordförande att leda mötet. Tänk också på att det ska vara en person som känner sig bekväm med tekniken. Dessutom är det bra att ha en extra person som ansvar för tekniken, håller koll i chatten och kan hantera frågor som inte rör själva mötet utan vid problem med tekniken. Ordförande kommer ha tillräckligt med att leda mötet.

Kontakta gärna oss på förbundskansliet om ni vill diskutera detta vidare, foreningssupport@rsmh.se.

Välj en bra digital plattform för mötet

Det finns många olika digitala lösningar för att mötas digitalt med bild och ljud. På RSMH:s förbundskansli använder vi Microsoft Teams och Zoom. Kontakta gärna oss om ni är osäkra på vilket verktyg som är bäst för er förening. Viktigast är att det är enkelt för alla medlemmar att ansluta och att verktyget inte begränsar er i hur ni genomför mötet.

Ha koll på hur den digitala lösningen fungerar

Se till att testköra innan! Lär er hur den valda plattformen fungerar så blir mötet tryggare. Ha koll på hur ni delar dokument, hur ni ser vilka personer som deltar i mötet och hur chatten fungerar. Kontakta gärna oss på förbundskansliet om ni behöver hjälp och stöd med detta. Ni kan till exempel mejla till foreningssupport@rsmh.se så hör vi av oss!

Under några veckor i vår kommer förbundskansliet dessutom att ge er möjlighet att bli bekväma med Zoom. Vi planerar in några träffar framöver dit ni kan logga in på Zoom och få en genomgång av de vanligaste funktionerna. Läs mer om våra prova på-möten här!

Röstning/votering

Röstning kan ske på olika sätt under ett digitalt årsmöte. Ha alltid strategier klara för hur ni ska behandla en votering eller en sluten omröstning. På själva mötet är det viktigt att ni förklarar noggrant hur röstningen kommer gå till. Gör det i början på mötet och var dessutom extra tydlig när det är dags att rösta för det är viktigt att alla ombud förstår tillvägagångssättet. För att inte bli stressade när ni förbereder omröstningen kan ni ajournera mötet ett par minuter.

Acklamation är det absolut vanligaste sättet att fatta beslut vid ett årsmöte. Det innebär att mötesordförande ställer en fråga och mötesdeltagarna bekräftar med ja-rop. För att det här sättet att fatta beslut ska fungera lika bra i ett digitalt möte som vid ett fysiskt behöver mötesordförande få en uppfattning om hur många personer som inte ropar ja. Det kan ske genom den enkla uppföljande frågan ”någon däremot?” eller genom att man mötet igenom använder omvänd acklamation – alltså att mötesordförande bara frågar om det finns någon som motsätter sig det beslutsförslag som hen ger mötet.

Ge alla chansen att komma förberedda

Skicka ut dagordning, verksamhetsberättelse och valberedningens förslag i förväg. Det är extra viktigt när det är ett digitalt årsmöte. Skicka gärna med en liten guide om hur den digitala plattformen fungerar och erbjud stöd innan mötet så att alla har koll på tekniken. På förbundskansliet har vi guider som ni kan få och använda.

Öppna mötesrummet en kvart innan årsmötet drar igång så att alla har chans att logga in och testa ljud och funktioner innan.

Berätta för alla deltagare på årsmötet vilka funktioner i videoverktyget som kommer att vara relevanta att ha koll på, till exempel mikrofonen och chatten. Det är viktigt att mikrofonen är avstängd så länge man inte har ordet så att inte externa ljud stör mötet.

Berätta hur man begär ordet under mötet. I Zoom finns det en funktion där man räcker upp en hand som då syns på skärmen. Den funktionen kan man använda, eller så kan man till exempel skriva sitt namn i chatten.

Återigen – om ni har möjlighet att ha testmöten innan själva årsmötet – ha det! Ju tryggare alla är kring användandet av den digitala plattformen, desto bättre kommer ert årsmöte att bli.

Rör på er under mötet!

Det kan vara ganska jobbigt att sitta stilla vid en skärm en längre stund. Ha därför gärna en kort pausgympa halvvägs in i mötet som ett sätt få upp energin igen.

Be om hjälp!

Vi på förbundskansliet hjälper er gärna i samband med ert årsmöte. Vi kan ge er tips och stöd om att hålla mötet i Zoom. Vi kan också till exempel hjälpa er att bekosta en del av era postala utskick till era medlemmar. Hör av er till oss så kan vi prata mer om vad vi kan hjälpa till med. Mejla till foreningssupport@rsmh.se.

För inspiration kan ni också läsa om hur RSMH Karlstad/Kalstasola tänkte när de beslutade sig för att ställa om till digitalt årsmöte. Läs intervjun med föreningens ordförande, Tova Sjödin, här.

 

Lycka till och glöm inte att årsmötet är föreningens födelsedagskalas, så passa på att fira ordentligt!