Föreningskunskap och mötesteknik
Hur driver ni arbetet framåt och håller bra möten i er förening?Här får du råd och tips på vägen.
Här hittar du information om vad en ideell förening är, hur den är uppbyggd, information om viktiga roller. Du får också en introduktion till hur du driver en förening.
Behöver du stöd med föreningsarbetet? Du kan alltid vända dig till ditt distrikt eller till riksförbundet. Vi erbjuder utbildningar i styrelsearbete för era förtroendevalda. Vill du veta mer om hur RSMH organiseras i stort eller läsa mer om organisationens vision och mål, klicka här.
Letar du mer information om mötesteknik och föreningskunskap? Håll ut! Vi uppdaterar sidan inom kort med material och mer information!
Att vara förtroendevald
Grattis! Som förtroendevald i en RSMH-förening har du fått förtroendet att leda och representera föreningen. Här kan du läsa om de viktigaste rollerna i en lokalförening.
Ordförande
Ordföranden är föreningens främsta ledare och ansvarar för att leda föreningen framåt. Ordföranden fungerar som en sammanhållande kraft och ser till att styrelsens beslut verkställs. Hen representerar också föreningen i kontakter med andra organisationer och myndigheter.
Kassör
Kassören ansvarar för föreningens ekonomi. Detta innebär att kassören sköter bokföring, betalar räkningar, och gör upp en budget tillsammans med den övriga styrelsen. Kassören ska även rapportera ekonomin till styrelsen regelbundet och presentera bokslut vid årsmötet.
Sekreterare
Sekreteraren är ansvarig för att föra protokoll vid styrelsemöten och andra viktiga möten. Sekreteraren skriver även dagordningar i samråd med ordföranden, och ser till att protokoll och andra viktiga dokument arkiveras och hålls uppdaterade.
Firmatecknare
Firmatecknare är de personer i styrelsen som har rätt att skriva under avtal och andra dokument i föreningens namn. Minst två personer väljs att vara firmatecknare, och dessa utses vid det konstituerande styrelsemötet som hålls efter årsmötet. Det är viktigt att firmatecknare inte har nära relationer till varandra, såsom att vara gifta eller nära släkt, för att undvika jäv.
Vill du hålla bra möten i din förening? Här är några tips!
Förbered er. Se till att alla deltagare får kallelse och dagordning i god tid före mötet. Detta ger alla möjlighet att förbereda sig och komma väl förberedda.
Håll mötet strukturerat. Följ dagordningen noggrant så att mötet håller fokus och alla viktiga punkter blir behandlade. Ha en tydlig start och avslutning av mötet. Mötesordföranden har ansvar för att leda diskussionen och hålla tiden.
Ge alla deltagare möjlighet att prata. Se till att alla får chansen att delta i diskussionerna - även de som inte är så vana vid att prata. Du kan uppmuntra deltagarna genom att fråga om deras åsikter eller ge dem tid att formulera sina tankar. Rundor där en i taget får prata är en annan bra metod.
Var tydlig med besluten. Se till att alla förstår vad som beslutas och varför. Var noga med att summera varje beslut under mötet och se till att det är dokumenterat i protokollet.
Inkludera alla deltagare. Alla ska känna att deras åsikter är viktiga. Lyssna aktivt och visa respekt för varandras synpunkter.
Var noggrann med tiden. Låt varje punkt ta den tid som behövs men undvik att fastna för länge i detaljer. Påminn om tiden om diskussionerna börjar dra ut på tiden.
Avsluta tydligt. Sammanfatta mötet på slutet och tacka deltagarna. En tydlig avslutning markerar att mötet är slut och att nya diskussioner inte ska föras efteråt.
Viktiga möten i föreningen
För att en förening ska fungera effektivt och kunna uppnå sina mål är det viktigt att hålla regelbundna möten. Det finns olika typer av möten, var och en med sitt syfte och sina specifika uppgifter. Här är de mest centrala mötena för föreningens verksamhet:
Årsmötet – föreningens viktigaste möte
Årsmötet är det mest avgörande mötet i föreningen och hålls en gång per år. Det är här som medlemmarna bestämmer över föreningens framtid genom att sätta riktlinjerna för verksamheten, välja styrelse och fatta viktiga beslut om föreningens ekonomi och verksamhetsplan. Om ett extra årsmöte behövs för att ta upp akuta frågor eller fatta beslut som inte kan vänta till nästa årsmöte, reglerar föreningens stadgar hur och när detta ska ske.
Medlemsmöten – håll kontakten med medlemmarna
Medlemsmöten hålls för att hålla alla medlemmar uppdaterade och involverade i föreningens arbete. Det är också ett forum där medlemmar kan lyfta frågor och komma med förslag som styrelsen kanske inte har tänkt på. Genom att hålla medlemsmöten främjar föreningen en öppen och demokratisk dialog. Viktiga frågor och större beslut kan diskuteras, och styrelsen kan informera medlemmarna om vad som händer i föreningen. Kallelser och dagordningar ska skickas i god tid så att medlemmarna har möjlighet att förbereda sig.
Styrelsemöten – planera och följ upp arbetet Styrelsemöten är tillfällen för föreningens ledning att träffas och diskutera pågående verksamhet, planera kommande aktiviteter och fatta löpande beslut. Hur ofta styrelsemöten hålls bestämmer föreningen själv, men det kan vara en god idé att sätta upp en långsiktig mötesplan för att göra det lättare för styrelseledamöterna att prioritera sitt engagemang. På styrelsemöten behandlas också budget, bidrag och andra ekonomiska frågor. Det är viktigt att föra protokoll från varje möte så att besluten kan följas upp och dokumenteras.
Konstituerande styrelsemöte – fördelar ansvar och roller
Det konstituerande styrelsemötet hålls efter årsmötet och syftar till att formellt fördela styrelsens roller och ansvar, såsom att välja kassör, sekreterare och firmatecknare. Det är också här man bestämmer hur styrelsens arbete ska organiseras under året. Firmatecknare, vanligtvis minst två personer, utses för att kunna skriva under viktiga avtal och dokument i föreningens namn.
Kongressen – RSMH:s högst beslutande organ sammanträder
Kongressen är RSMH:s högsta beslutande organ och sammanträder vart fjärde år, i maj månad. Här samlas ombud från lokalföreningarna för att fatta viktiga beslut som påverkar hela förbundet. Kongressen väljer förbundsstyrelsen och beslutar om principprogram för de kommande fyra åren.